BMEcat-Katalog abgelehnt: die 8 häufigsten Ursachen und wie Sie sie beheben

Sie haben Ihren Katalog hochgeladen, und statt einer Freigabe kommt eine Fehlerliste zurück. Der Kunde wartet, die Frist aus dem Lieferantenleitfaden läuft, und die Meldung im Prüfbericht hilft wenig: „Element nicht erwartet“, „ungültiger Wert“, „Import abgebrochen“.

Die gute Nachricht: Hinter abgelehnten BMEcat-Katalogen stecken fast immer dieselben acht Ursachen. Dieser Beitrag geht sie der Reihe nach durch – woran Sie den Fehler erkennen, warum er entsteht und wie Sie ihn beheben.

Die acht Ursachen im Überblick

Ob Ihre Datei die ersten Punkte besteht, zeigt in wenigen Sekunden der kostenlose Validator:

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1. Zeichenkodierung und Sonderzeichen

Woran Sie es erkennen: Der Import bricht ganz am Anfang ab, oft mit Verweis auf eine bestimmte Zeile und Spalte. Oder der Katalog wird angenommen, aber aus „Größe“ wird „Größe“.

Warum es passiert: In der ersten Zeile der Datei steht encoding="UTF-8", gespeichert wurde sie aber in einer Windows-Kodierung – oder umgekehrt. Der zweite Klassiker sind Zeichen, die in XML eine eigene Bedeutung haben: Ein kaufmännisches Und in „Schrauben & Muttern“ oder ein Kleiner-als-Zeichen in „Ø < 10 mm“ beenden für den Parser die Datei.

So beheben Sie es: Speichern Sie die Datei tatsächlich in der Kodierung, die in der ersten Zeile angegeben ist, im Zweifel UTF-8. Die Zeichen &, < und > müssen im Text als &, < und > stehen. Ein Katalogwerkzeug erledigt das automatisch; wer XML aus Excel-Makros oder per Suchen-und-Ersetzen baut, stolpert hier zuerst.

2. Reihenfolge und Pflichtfelder

Woran Sie es erkennen: Meldungen wie „Element ARTICLE_ORDER_DETAILS an dieser Stelle nicht erwartet“ oder „DESCRIPTION_SHORT fehlt“.

Warum es passiert: BMEcat schreibt nicht nur vor, welche Elemente es gibt, sondern auch ihre Reihenfolge. In BMEcat 1.2 folgt innerhalb eines Artikels auf SUPPLIER_AID zuerst ARTICLE_DETAILS, dann ARTICLE_FEATURES, ARTICLE_ORDER_DETAILS, ARTICLE_PRICE_DETAILS und erst danach MIME_INFO. Stehen die Preise vor den Bestellangaben, ist die Datei ungültig, obwohl jede Angabe für sich stimmt. Dazu kommen Pflichtfelder: Ohne Kurzbeschreibung, Bestelleinheit und Preis ist ein Artikel nicht vollständig.

So beheben Sie es: Prüfen Sie die Datei gegen das offizielle Schema der Version, die Ihr Kunde verlangt. Leere Zellen in der Quelltabelle sind die häufigste Quelle fehlender Pflichtfelder – filtern Sie vor dem Export nach Artikeln ohne Kurzbeschreibung, Preis oder Einheit.

3. Mengeneinheiten

Woran Sie es erkennen: „Ungültige Einheit“ bei ORDER_UNIT oder CONTENT_UNIT, meist bei sehr vielen Artikeln gleichzeitig.

Warum es passiert: In Ihrer Warenwirtschaft heißt die Einheit „Stk“, „ST“ oder „Stück“. BMEcat erwartet dagegen international genormte Codes, etwa C62 oder PCE für Stück, MTR für Meter, KGM für Kilogramm, PK für Packung. Welche Codes genau zulässig sind, legt zusätzlich die Plattform fest: Was die eine als Stück akzeptiert, lehnt die andere ab.

So beheben Sie es: Legen Sie einmal eine Zuordnungstabelle von Ihren internen Einheiten auf die geforderten Codes an und wenden Sie sie bei jedem Export an. Achten Sie auf Verpackungseinheiten: „Karton mit 100 Stück“ besteht aus Bestelleinheit, Inhaltseinheit und der Angabe, wie viele Inhaltseinheiten in einer Bestelleinheit stecken.

4. Preise

Woran Sie es erkennen: „Ungültiger Wert für PRICE_AMOUNT“, „Preisart unbekannt“ oder Artikel, die ohne Fehlermeldung mit einem falschen Preis erscheinen.

Warum es passiert: Excel exportiert deutsche Zahlen mit Komma und Tausenderpunkt. BMEcat verlangt einen Punkt als Dezimaltrennzeichen und keine Tausendertrennung: 1234.50, nicht 1.234,50. Zweite Ursache ist die Preisart: Das Attribut price_type kennt feste Werte wie net_list für den Listenpreis ohne Umsatzsteuer oder net_customer für den kundenspezifischen Nettopreis. Fehlt außerdem die Währung im Kopf des Katalogs und beim Preis, ist der Preis nicht auswertbar.

So beheben Sie es: Formatieren Sie Preise vor dem Export als reine Zahl mit Dezimalpunkt. Klären Sie mit dem Kunden, welche Preisart er erwartet – in Rahmenverträgen ist das in der Regel der kundenspezifische Nettopreis. Bei Staffelpreisen muss jede Staffel eine eigene Untergrenze haben.

5. Artikelnummern

Woran Sie es erkennen: „Artikel doppelt vorhanden“ oder „Wert überschreitet maximale Länge“.

Warum es passiert: Die Artikelnummer SUPPLIER_AID muss im Katalog eindeutig sein. Dubletten entstehen, wenn Varianten dieselbe Nummer tragen oder wenn Excel führende Nullen entfernt und aus 00123 und 123 denselben Wert macht. Der Standard erlaubt 32 Zeichen, viele Plattformen deutlich weniger. Leerzeichen, Schrägstriche oder Umlaute in der Nummer führen zusätzlich zu Ablehnungen.

So beheben Sie es: Prüfen Sie die Quelltabelle vor dem Export auf doppelte Nummern und formatieren Sie die Spalte als Text. Sind Ihre Nummern länger als von der Plattform erlaubt, brauchen Sie eine feste Kurznummer – nicht eine, die bei jedem Export neu entsteht, sonst erkennt das Zielsystem die Artikel nicht wieder.

6. Klassifikation

Woran Sie es erkennen: „Unbekannte Klasse“, „Klassifikationssystem nicht unterstützt“ oder Artikel, die in der Suche des Kunden nicht auftauchen.

Warum es passiert: Fast jeder Kunde verlangt eine Klassifikation nach ECLASS, ETIM oder UNSPSC – und zwar in einer bestimmten Version. Ein Code aus ECLASS 9.1 ist in ECLASS 5.1 womöglich nicht vorhanden. Häufig steht auch der Name des Systems nicht in der erwarteten Schreibweise im Katalog, oder es wird eine zu grobe Ebene geliefert: Verlangt ist der achtstellige ECLASS-Code der untersten Ebene, geliefert wird die Obergruppe.

So beheben Sie es: Entnehmen Sie dem Lieferantenleitfaden System und Version und halten Sie beides im Katalog exakt so fest. Liegen Ihre Daten in einer anderen Klassifikation oder in eigenen Warengruppen vor, brauchen Sie ein Mapping. Das ist der aufwendigste Schritt beim ersten Katalog – und der, der sich danach am meisten auszahlt, weil er für jeden weiteren Kunden wiederverwendbar ist.

7. Bilder und Dokumente

Woran Sie es erkennen: Der Katalog wird angenommen, aber Bilder fehlen; oder die Plattform meldet „Datei nicht gefunden“.

Warum es passiert: Im Katalog steht nur der Verweis auf das Bild, die Datei selbst wird getrennt geliefert. Stimmt der Name nicht exakt überein, findet das Zielsystem sie nicht: Zange_180.JPG und zange_180.jpg sind für die meisten Server zwei verschiedene Dateien. Umlaute und Leerzeichen in Dateinamen sind eine weitere Fehlerquelle, ebenso Verweise auf lokale Pfade wie C:\Bilder\....

So beheben Sie es: Verwenden Sie Dateinamen ohne Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen und einheitlich in Kleinschreibung. Gleichen Sie vor der Lieferung ab, ob jede im Katalog genannte Datei im Bildpaket liegt. Klären Sie, ob die Plattform Dateinamen oder vollständige Internetadressen erwartet.

8. Version und Transaktionsart

Woran Sie es erkennen: Der Import scheitert vollständig, oder ein Preis-Update löscht unbeabsichtigt Artikel.

Warum es passiert: BMEcat 1.2 und BMEcat 2005 sind nicht austauschbar. Version 1.2 beschreibt Artikel im Element ARTICLE, Version 2005 im Element PRODUCT; eine Plattform, die 1.2 erwartet, kann mit einer 2005er-Datei nichts anfangen. Hinzu kommt die Transaktionsart: T_NEW_CATALOG überträgt einen vollständigen Katalog, T_UPDATE_PRODUCTS geänderte Artikel, T_UPDATE_PRICES nur Preise. Wer ein Update schickt, obwohl die Plattform einen Vollkatalog erwartet, erhält eine Ablehnung – oder ein unvollständiges Sortiment.

So beheben Sie es: Version und Transaktionsart stehen im Leitfaden des Kunden. Im Zweifel ist der Vollkatalog die sichere Wahl. Achten Sie außerdem darauf, dass Katalogkennung und Versionsnummer im Kopf zu dem passen, was beim Kunden bereits geladen ist.

Formal gültig und trotzdem abgelehnt

Besteht Ihr Katalog alle acht Punkte, kann er dennoch zurückkommen. Jede Plattform und viele Kunden legen eigene Regeln über den Standard: kürzere Feldlängen, verbotene HTML-Auszeichnung in Beschreibungen, verpflichtende GTIN, gesperrte Warengruppen oder Preisgrenzen. Diese Regeln stehen nicht in der BMEcat-Spezifikation, sondern im Lieferantenleitfaden.

Was die großen Plattformen zusätzlich verlangen, haben wir je Zielsystem zusammengestellt:

• SAP Ariba Anbindung – CIF-Katalog, UNSPSC und Freigabe über das SAP Business Network
• Onventis Anbindung – BMEcat 1.2 mit eigenen Erweiterungen und abweichenden Feldlängen
• Jaggaer Anbindung – Vorgaben je Produktlinie und Kunde
• Unite Mercateo Anbindung – BMEcat 1.2 und die Regeln des Marktplatzes

So gehen Sie bei einer Ablehnung vor

1. Fehlerliste sortieren. Hunderte Meldungen gehen meist auf zwei oder drei Ursachen zurück. Gruppieren Sie nach Meldungstext, nicht nach Artikel.
2. Von oben nach unten arbeiten. Kodierung und Struktur zuerst: Solange die Datei nicht lesbar ist, sind alle weiteren Meldungen unzuverlässig.
3. In der Quelle korrigieren, nicht in der XML-Datei. Eine von Hand reparierte Datei ist beim nächsten Export wieder fehlerhaft.
4. Vor dem erneuten Upload prüfen. Jeder Fehlversuch kostet beim Kunden Zeit und Vertrauen.

Wie die Prüfung im Einzelnen arbeitet, beschreibt unser Beitrag zur BMEcat Validierung. Kommen Ihre Daten aus einer Tabelle, lesen Sie weiter unter Excel zu BMEcat.

Fehler finden, bevor der Kunde sie findet

Primus Catalog setzt genau dort an, in der Quelle: Sie laden Ihre Artikelliste hoch, ordnen die Spalten einmal zu, und die Software erzeugt den Katalog mit korrekter Kodierung, Reihenfolge, Einheiten und Klassifikation. Die Prüfung läuft vor dem Export, die Zuordnung bleibt für die nächste Preisrunde gespeichert.

Liegt Ihnen bereits eine abgelehnte Datei vor, laden Sie sie in den kostenlosen Validator. Der Prüfbericht zeigt, an welcher Stelle sie scheitert.

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Häufige Fragen zu abgelehnten BMEcat-Katalogen

Warum wird mein BMEcat-Katalog abgelehnt, obwohl er formal gültig ist?

Weil Plattformen und Kunden eigene Regeln über den Standard legen: kürzere Feldlängen, bestimmte Klassifikationsversionen, verpflichtende Angaben wie GTIN oder Lieferzeit. Eine Datei kann dem BMEcat-Schema entsprechen und trotzdem gegen den Lieferantenleitfaden verstoßen.

Welche BMEcat-Version soll ich liefern?

Die, die der Kunde verlangt. Viele Plattformen im deutschsprachigen Raum arbeiten weiterhin mit BMEcat 1.2, andere mit BMEcat 2005. Beide Versionen sind unterschiedlich aufgebaut und nicht austauschbar.

Kann ich die Fehler direkt in der XML-Datei korrigieren?

Für einen einzelnen Tippfehler ja. Bei strukturellen Fehlern oder vielen betroffenen Artikeln lohnt es nicht: Die Korrektur muss in der Quelle oder in der Zuordnung erfolgen, sonst tritt derselbe Fehler beim nächsten Export wieder auf.

Wie prüfe ich einen BMEcat-Katalog vor dem Upload?

Mit einem Validator, der die Datei gegen das Schema der geforderten Version prüft und typische inhaltliche Fehler meldet. Der BMEcat-Validator von Primus Catalog ist kostenlos und liefert einen Prüfbericht mit Fehlerstelle.

Wie lange dauert es, einen abgelehnten Katalog zu korrigieren?

Das hängt von der Ursache ab. Kodierung, Zahlenformat und Einheiten lassen sich in der Regel am selben Tag beheben. Eine fehlende Klassifikation für ein großes Sortiment ist der aufwendigste Fall, weil jeder Artikel einer Klasse zugeordnet werden muss.