Punchout-Kataloge verbinden E-Procurement-Systeme direkt mit Lieferanten-Webshops und automatisieren den Bestellprozess vollständig. Die Technologie basiert auf standardisierten Schnittstellen wie cXML und OCI, die den Datenaustausch zwischen Beschaffungsplattform und Lieferantensystem ermöglichen.
Dieser Artikel erklärt die technische Funktionsweise, relevante Standards und praktische Anwendungsbereiche von Punchout-Katalogen.
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Was ist ein Punchout-Katalog?
Wie bereits erwähnt, stellt ein Punchout-Katalog eine integrierte Verbindung zwischen dem E-Procurement-System eines Unternehmens und dem Online-Shop eines Lieferanten her. Der Einkäufer startet den Bestellprozess im eigenen Beschaffungssystem, wird automatisch zum Webshop des Lieferanten weitergeleitet, wählt dort Produkte aus und überträgt den Warenkorb zurück ins Kundensystem. Die gesamte Punchout-Verbindung erfolgt ohne manuelle Dateneingabe.
Die Technologie ermöglicht den direkten Zugang zu aktuellen Produktdaten, Preisen und Verfügbarkeiten aus dem Warenwirtschaftssystem des Lieferanten. Gleichzeitig bleiben interne Genehmigungsprozesse und Budgetvorgaben im E-Procurement-System erhalten, sodass die Einkaufsrichtlinien des Unternehmens durchgängig eingehalten werden.
Wie funktioniert der Punchout-Prozess?
Schritt 1: Start im E-Procurement-System
Login & Auswahl
- Sie melden sich wie gewohnt im eigenen Beschaffungssystem an.
- Aus der Liste der freigegebenen Lieferanten wird der gewünschte Partner ausgewählt.
- Das System bereitet im Hintergrund eine authentifizierte Punchout-Verbindung zum Webshop vor.
Schritt 2: Sicherer Sprung zum Lieferanten
Authentifizierte Weiterleitung
- Per Klick werden Sie direkt zum Online-Shop des Lieferanten weitergeleitet.
- Die Anmeldung dort erfolgt automatisch und sicher über ein kryptografisches Verfahren (Shared Secret).
- Sie sind sofort im richtigen, für Sie freigegebenen Shop-Bereich angemeldet.
Schritt 3: Einkaufen im Webshop
Produktauswahl & Warenkorb
- Sie wählen die benötigten Produkte aus dem Sortiment des Lieferanten aus.
- Alle Daten wie Preise, Verfügbarkeit und Produktinformationen werden in Echtzeit angezeigt.
- Der Warenkorb wird mit allen relevanten Informationen für die spätere Bestellung gefüllt.
Schritt 4: Rückkehr & Abschluss
Übertragung & Genehmigung
- Mit einem Klick wird der gefüllte Warenkorb über die Punchout-Schnittstelle zurück an Ihr E-Procurement-System gesendet.
- Die Datenübertragung erfolgt in einem standardisierten Format.
- Die Bestellung durchläuft anschließend den gewohnten internen Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens.
Welche Punchout-Schnittstellen gibt es?
cXML Punchout
cXML Punchout ist ein XML-basiertes Protokoll für die Kommunikation zwischen Beschaffungssystemen und Lieferanten. Ariba entwickelte den Standard, der sich als offenes Format für den elektronischen Datenaustausch durchsetzte. Führende Procurement-Systeme wie Coupa, Oracle Procurement Cloud und Jaggaer nutzen cXML als primäres Protokoll.
Das Protokoll definiert standardisierte XML-Schemata für Bestellanforderungen, Produktdaten, Preise und Bestellbestätigungen. Diese Standardisierung ermöglicht es verschiedenen Systemen, ohne individuelle Anpassungen miteinander zu kommunizieren. Jedes System kann die Datenstruktur automatisch interpretieren und verarbeiten.
OCI Punchout
OCI (Open Catalog Interface) ist eine Punchout-Schnittstelle speziell für SAP-basierte Einkaufssysteme. SAP entwickelte den Standard ursprünglich für SAP SRM und SAP R/3. Anders als cXML überträgt OCI keine XML-Dokumente, sondern sendet Daten als URL-Parameter per HTTP-Request. Das ist eine technisch einfachere, aber weniger flexible Lösung.
Die Standards OCI 4.0 und OCI 5.0 unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang: OCI 5.0 unterstützt zusätzliche Datenfelder wie Kontierungsinformationen und erweiterte Produktdetails, die in der Vorgängerversion noch nicht übertragen werden konnten.
Unterschied cXML und OCI
| Merkmal | cXML Punchout | OCI Punchout |
|---|---|---|
| Datenformat | XML-Struktur | URL-Parameter |
| Entwickler | Ariba | SAP |
| Hauptsysteme | Coupa, Oracle, Jaggaer, Amazon Business | SAP SRM, SAP S/4HANA, SAP Ariba |
| Übertragungsart | XML-Dokumente | HTTP GET/POST |
| Verbreitung | Global, plattformübergreifend | SAP-Umgebungen |
Wie erfolgt die Einrichtung einer Punchout-Verbindung?
Die Einrichtung einer Punchout-Verbindung setzt voraus, dass das E-Procurement-System Punchout-Funktionen unterstützt und der Lieferant über einen Webshop mit implementierter Punchout-Schnittstelle verfügt. Zudem muss das ERP-System des Lieferanten Produktdaten bereitstellen können.
Konfiguration beim Lieferanten
Der Lieferant hinterlegt zunächst die URL der Beschaffungsplattform in seinem System und richtet die Authentifizierung per Shared Secret ein. Anschließend bereitet er die Produktdaten aus seinem Warenwirtschaftssystem für die Übertragung auf und konfiguriert das Mapping, das seine internen Datenfelder den standardisierten Formaten zuordnet.
Konfiguration beim Einkäufer
Parallel trägt der Einkäufer die Punchout-URL des Lieferanten samt Zugangsdaten im Beschaffungssystem ein. Zusätzlich definiert er systemspezifische Parameter wie Kostenstellen, Budgetzuordnungen und Genehmigungsworkflows, die für alle Bestellungen bei diesem Lieferanten gelten sollen.
Validierung und Freischaltung
Vor der produktiven Nutzung prüfen beide Seiten die Verbindung durch Testbestellungen. Dabei stellen sie sicher, dass Warenkorb, Produktdaten und Preise korrekt übertragen werden und alle Datenmappings funktionieren. Nach erfolgreicher Validierung schalten sie die Verbindung für den regulären Bestellbetrieb frei.
Für welche Beschaffungsprozesse eignen sich Punchout-Kataloge?
Punchout-Kataloge eignen sich besonders für die Beschaffung von C-Teilen (geringwertige Artikel mit hoher Bestellfrequenz), Bürobedarf und MRO-Material (Maintenance, Repair and Operations). Gerade bei diesen wiederkehrenden Bestellungen mit geringem Wert reduziert die automatisierte Katalogbeschaffung den administrativen Aufwand erheblich, während gleichzeitig die Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien gewährleistet bleibt.
Im B2B-Großhandel ermöglichen Punchout-Kataloge eine effiziente Kundenindividualisierung: Geschäftskunden greifen auf ihre spezifischen Sortimente und vertraglich vereinbarten Konditionen zu, ohne dass der Lieferant separate Shops pflegen muss. Der Webshop zeigt automatisch nur freigegebene Produkte an und wendet kundenspezifische Preise an.
Besonders relevant wird Punchout bei Unternehmen mit mehreren Lieferanten: Einkäufer greifen über eine zentrale E-Procurement-Plattform auf verschiedene Lieferanten-Webshops zu, ohne sich jedes Mal neu anmelden zu müssen. Alle Bestellungen laufen im eigenen System zusammen, was zentrale Auswertungen, Budgetkontrollen und Genehmigungsprozesse deutlich vereinfacht.
Welche Vorteile bietet Punchout?
Automatisierung und Fehlerreduktion
Punchout-Kataloge automatisieren den Bestellprozess vollständig: Produktnummern, Bezeichnungen und Preise werden direkt zwischen E-Procurement-System und Lieferanten-Shop ausgetauscht. Die manuelle Dateneingabe entfällt, wodurch Tippfehler und Übertragungsfehler von vornherein vermieden werden.
Aktuelle Daten ohne Pflegeaufwand
Einkäufer greifen in Echtzeit auf Produktdaten, Preise und Verfügbarkeiten aus dem Warenwirtschaftssystem des Lieferanten zu. Die aufwendige Katalogpflege auf Käuferseite entfällt komplett. Preisänderungen und Sortimentsaktualisierungen übernimmt automatisch der Lieferant.
Interne Kontrolle bleibt erhalten
Trotz direktem Zugriff auf Lieferanten-Shops behält das Beschaffungssystem die volle Kontrolle: Nach der Warenkorb-Rückübertragung durchlaufen alle Bestellungen die internen Genehmigungsprozesse, Budgetgrenzen werden geprüft und die Compliance mit Beschaffungsrichtlinien bleibt gewährleistet.
Optimale Benutzererfahrung
Benutzer greifen auf das vollständige Sortiment im Online-Shop des Lieferanten zu. Die Nutzung entspricht dem gewohnten Einkaufserlebnis einer E-Commerce Website. Produktbilder, Beschreibungen und technische Datenblätter stehen zur Verfügung. Diese vertraute Bedienung erhöht die Akzeptanz im Einkauf deutlich.
Welche Lösungen gibt es für Punchout-Integration?
Die technische Komplexität von Punchout-Integrationen führt zur Entwicklung spezialisierter Software-Lösungen, die Implementierung und Betrieb deutlich vereinfachen. Diese übernehmen die technische Anbindung und ermöglichen Self-Service-Konfiguration ohne aufwendige Programmierung.
Universelle Punchout-Plattformen
Lösungen wie Primus PunchOut verbinden Online-Shops über standardisierte Schnittstellen (cXML und OCI) mit gängigen E-Procurement-Systemen wie SAP Ariba, Coupa oder Oracle. Lieferanten konfigurieren die Anbindung eigenständig über Self-Service-Funktionen, wodurch IT-Projekte und individuelle Programmierungen entfallen.
Automatisierte Katalogverwaltung
Spezialisierte Katalog-Software wie Primus Katalog generiert kundenindividuelle E-Kataloge direkt aus dem Warenwirtschaftssystem des Lieferanten. Produktdaten, Preise und Verfügbarkeiten aktualisieren sich automatisch, sodass die zeitaufwendige manuelle Katalogpflege für jeden einzelnen Kunden komplett entfällt.
Sortimentskontrolle
Für Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben bieten Tools wie Primus Exclusion eine cloudbasierte Sortimentsfilterung: Einkäufer definieren zulässige Artikel per Whitelisting oder sperren bestimmte Produkte per Blacklisting. Die Software generiert automatisch gefilterte Katalog-Links, ohne dass IT-Abteilungen eingreifen müssen.
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Zusammenfassung: Punchout-Kataloge in der Beschaffung
Punchout-Kataloge verbinden E-Procurement-Systeme nahtlos mit Lieferanten-Webshops und automatisieren dadurch den gesamten Bestellprozess. Über standardisierte Schnittstellen wie cXML und OCI greifen Einkäufer in Echtzeit auf aktuelle Produktdaten, Preise und Verfügbarkeiten zu, während interne Genehmigungsprozesse und Budgetkontrollen vollständig erhalten bleiben.
Besonders Unternehmen mit etablierten Beschaffungsprozessen und mehreren Lieferanten profitieren von der Technologie: Sie reduzieren den administrativen Aufwand erheblich, minimieren Fehlerquellen und schaffen eine zentrale Plattform für alle Beschaffungsvorgänge. Die Einrichtung erfordert zwar kompatible Systeme und eine initiale Konfigurationsphase, zahlt sich jedoch durch die langfristige Effizienzsteigerung und verbesserte Datentransparenz schnell aus.