Punchout-Kataloge: Schneller & einfacher B2B Einkauf

Punchout-Kataloge: die Zukunft des digitalen Einkaufs

Im digitalen B2B-Einkauf sind effiziente, automatisierte Prozesse entscheidend. Punchout-Kataloge bieten Unternehmen eine moderne Lösung, um Bestellungen direkt aus dem eigenen ERP- oder Einkaufssystem heraus abzuwickeln – ohne Systembruch und mit maximaler Transparenz.

Was ist ein Punchout-Katalog?

Ein Punchout-Katalog ist ein dynamischer, webbasierter Produktkatalog eines Lieferanten, der direkt in das Einkaufssystem eines Unternehmens integriert wird. Anstatt einen statischen Katalog zu importieren, „punchen“ sich Nutzer aus ihrem ERP-System (z. B. SAP Ariba oder Simple System) heraus in den Online-Katalog des Lieferanten. Dort wählen sie Produkte aus, konfigurieren sie bei Bedarf und übertragen den Warenkorb zurück ins eigene System – zur weiteren Bearbeitung und Bestellung.

Technisch erfolgt die Anbindung über standardisierte Schnittstellen wie OCI (Open Catalog Interface) oder cXML (Commerce eXtensible Markup Language). Diese sorgen für eine sichere und reibungslose Datenübertragung in Echtzeit. Unternehmen profitieren von stets aktuellen Produktinformationen, individuellen Preisen und verfügbaren Lieferzeiten – direkt im gewohnten Systemumfeld.

Wie funktioniert ein Punchout-Katalog?

Ein Punchout-Katalog verbindet das Einkaufssystem eines Unternehmens direkt mit dem Onlineshop eines Lieferanten – ohne Systembruch. Die Benutzeroberfläche wird zwar extern geladen, die Einkaufsdaten bleiben jedoch im firmeneigenen System. So können Bestellungen nahtlos, kontrolliert und regelkonform abgewickelt werden.

Der Ablauf eines Punchout-Prozesses erfolgt typischerweise in diesen Schritten:

1. Die Einkäuferin oder der Einkäufer startet den Einkaufsprozess im unternehmenseigenen ERP- oder eProcurement-System.
2. Aus dem System heraus wird über eine Punchout-Schnittstelle (z. B. OCI oder cXML) der Katalog des Lieferanten aufgerufen.
3. Im Webshop des Lieferanten werden die gewünschten Produkte gesucht, konfiguriert und in den Warenkorb gelegt – mit individuellen Preisen und Verfügbarkeiten.
4. Anstelle einer direkten Bestellung wird der Warenkorb in das Einkaufssystem zurückgeführt.
5. Dort wird die Bestellung gemäß den internen Freigabeprozessen geprüft und genehmigt.
6.  Die finale Bestellung wird anschließend digital an den Lieferanten übermittelt.
   

Durch die Integration in bestehende Systeme profitieren Unternehmen von einem durchgängigen, transparenten und medienbruchfreien Bestellprozess. Punchout-Kataloge bieten damit maximale Effizienz in der digitalen Beschaffung.

Vorteile von Punchout-Katalogen

Punchout-Kataloge bieten viele Vorteile für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren möchten:

1. Direkte Integration in das ERP-System: Durch die direkte Verbindung zwischen dem ERP-System und dem Punchout-Katalog können Einkäufer direkt aus ihrem eigenen System auf den Katalog zugreifen, ohne separate Anmeldungen oder Plattformwechsel.
2. Aktualisierte Produktinformationen: Da der Punchout-Katalog direkt vom Lieferanten verwaltet wird, sind alle Produktdaten, Preise und Verfügbarkeiten stets aktuell.
3. Benutzerfreundlichkeit: Der Einkäufer bleibt während des gesamten Bestellvorgangs in seiner gewohnten ERP-Umgebung.
4. Reduzierte Fehlerquote: Da alle Bestellinformationen automatisch aus dem Katalog in das ERP-System übernommen werden
5. Einfache Anpassung und Individualisierung: Punchout-Kataloge können an die spezifischen Anforderungen des Kunden angepasst werden. Dies umfasst zum Beispiel kundenspezifische Preise, bevorzugte Produkte oder exklusive Angebote.
6. Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung und Vereinfachung des Beschaffungsprozesses reduzieren Punchout-Kataloge die Verwaltungskosten und minimieren den Aufwand für manuelle Bestellungen.
7. Verbesserte Transparenz und Kontrolle: Punchout-Kataloge ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit von Bestellungen und Ausgaben.

Statischer vs. dynamischer Katalog: Wo liegt der Unterschied?

BMEcat erleichtert den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Geschäftspartnern. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formats können Unternehmen ihre Produktinformationen effizienter und genauer austauschen. Dies führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit, reduzierten Fehlerquoten und einer beschleunigten Time-to-Market.

Wir haben mit unserem Primus Catalog die perfekte Lösung geschaffen.

Fazit

Die globale digitale Transformation zwingt Unternehmen weltweit ihre Einkaufsprozesse zu optimieren, um den Anforderungen eines zunehmend dynamischen Marktes weiterhin gerecht zu werden. Punchout-Kataloge haben sich dabei als ein bedeutender Fortschritt in der Digitalisierung des Einkaufs etabliert. Sie bieten eine revolutionäre Lösung für die Integration von Lieferantenkatalogen in die internen Beschaffungssysteme von Unternehmen und tragen maßgeblich zur Effizienz und Transparenz des Einkaufsprozesses bei.

Punchout – häufige Fragen

Welche technischen Anforderungen sind für die Implementierung eines Punchout-Katalogs notwendig?
Es wird eine Plattform wie Primus Shop benötigt, die OCI 4.0 oder cXML unterstützt. Zusätzlich muss das ERP-System, z. B. SAP S/4HANA, entsprechend konfiguriert werden, um eine reibungslose Integration zu ermöglichen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Level 1 und einem Level 2 Punchout-Katalog?
Level 1: Die Produktsuche erfolgt komplett im Lieferantenkatalog nach Weiterleitung aus dem ERP-System.
Level 2: Die Produktsuche startet im ERP-System, wo bereits einige Produktdaten verfügbar sind. Der Benutzer wird dann direkt zu den detaillierten Produktansichten im Katalog weitergeleitet.

Welche eProcurement-Systeme unterstützen Punchout-Kataloge?
SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Oracle Procurement Cloud, GEP SMART, Proactis, Ivalua und Basware, uvm – diese Systeme ermöglichen eine nahtlose Integration von Punchout-Katalogen und vereinfachen den Beschaffungsprozess, indem sie auf externe Lieferantenkataloge zugreifen.

Welche Herausforderungen können bei der Implementierung auftreten?
Die Integration kann durch die Kompatibilität des ERP-Systems, Datenmanagement, Benutzerakzeptanz und Sicherheit erschwert werden. Auch die Koordination mit Lieferanten und Ressourcenmanagement kann anspruchsvoll sein. Regelmäßiges Testen und Qualitätssicherung sind erforderlich, um sicherzustellen, dass das System fehlerfrei funktioniert.

Wie verbessert ein Punchout-Katalog die Einkaufserfahrung?
Punchout-Kataloge integrieren sich nahtlos ins ERP-System und bieten Echtzeit-Daten zu Preisen und Verfügbarkeiten. Sie vereinfachen den Bestellprozess, automatisieren viele Arbeitsschritte und reduzieren Fehler, was den Einkaufsprozess beschleunigt und effizienter gestaltet.

Warum ist Echtzeit-Datenabgleich wichtig?
Echtzeit-Datenabgleich gewährleistet, dass Einkäufer stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten. So können Bestellfehler minimiert, korrekte Preise verwendet und Produkte nur dann bestellt werden, wenn sie verfügbar sind. Dies führt zu schnelleren und präziseren Bestellungen.

Welche Rolle spielt cXML bei Punchout-Katalogen?
cXML ist das standardisierte Protokoll, das den Austausch von Informationen zwischen dem ERP-System und dem Lieferantenkatalog ermöglicht. Es sorgt für eine sichere und automatisierte Datenübertragung und ermöglicht Echtzeit-Datenabgleich, was die Effizienz und Genauigkeit des Punchout-Prozesses verbessert.
Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, sollten Sie weitere Fragen haben. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.